Certyfikacja ISO to ważny krok w kierunku podniesienia jakości funkcjonowania organizacji. Posiadanie certyfikatu potwierdza, że firma spełnia międzynarodowe standardy w zakresie zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem informacji czy innymi obszarami działalności. Jednak samo przystąpienie do procesu certyfikacji wymaga odpowiedniego przygotowania. Jak powinno wyglądać?
Zrozumienie istoty normy ISO
Pierwszym krokiem na drodze do uzyskania certyfikatu ISO jest dokładne poznanie wybranej normy. Każda z nich odnosi się do innego aspektu funkcjonowania organizacji. ISO 9001 dotyczy systemu zarządzania jakością, ISO 14001 – zarządzania środowiskowego, a ISO/IEC 27001 – bezpieczeństwa informacji. Zrozumienie, jakie wymagania stawia konkretna norma, pozwala ocenić, jak bardzo obecne działania firmy są z nimi zgodne.
Warto sięgnąć do pełnej treści normy oraz skonsultować ją z ekspertami – np. konsultantami ISO lub audytorami. Dzięki temu można uniknąć błędnej interpretacji wymagań, która mogłaby skutkować nieprawidłowym wdrożeniem systemu. Doświadczonych specjalistów znajdziesz na stronie https://adozet.com/.
Przegląd i analiza obecnych procesów
Przed wdrożeniem systemu zarządzania zgodnego z normą ISO należy dokładnie przyjrzeć się bieżącemu sposobowi działania firmy. Kluczowe jest zidentyfikowanie wszystkich procesów zachodzących w organizacji – zarówno tych bezpośrednio związanych z produktem lub usługą, jak i wspierających.
Analiza powinna uwzględniać m.in. sposób realizacji zadań, odpowiedzialności pracowników, wykorzystywaną dokumentację, stosowane procedury oraz kanały komunikacji. Na tej podstawie możliwe jest wykrycie nieefektywności, luk w zarządzaniu oraz potencjalnych obszarów wymagających poprawy.
Budowa systemu zarządzania
Po zidentyfikowaniu obszarów wymagających dostosowania należy zaprojektować system zarządzania spełniający wymagania normy ISO. Obejmuje to m.in. opracowanie polityki jakości (lub odpowiedniej dla wybranej normy), określenie celów, przygotowanie dokumentacji oraz wdrożenie odpowiednich procedur i instrukcji.
Ważnym aspektem jest przypisanie ról i odpowiedzialności. Każdy pracownik powinien wiedzieć, jakie ma zadania w ramach systemu i jak jego działania wpływają na całość. System zarządzania powinien być zintegrowany z codzienną działalnością firmy – nie może funkcjonować „obok” rzeczywistych procesów.
Szkolenie pracowników i budowanie świadomości
Nawet najlepiej przygotowany system nie spełni swojego zadania, jeśli pracownicy nie będą go rozumieć lub nie będą zaangażowani w jego realizację. Dlatego niezbędnym elementem przygotowania do certyfikacji jest przeprowadzenie szkoleń.
Szkolenia powinny obejmować zarówno ogólne zasady normy, jak i konkretne zmiany w sposobie pracy poszczególnych zespołów. Dobre praktyki to również wdrażanie kultury ciągłego doskonalenia oraz promowanie postaw opartych na odpowiedzialności i świadomości jakości.
Przeprowadzenie audytu wewnętrznego
Zanim firma zgłosi się do jednostki certyfikującej, powinna przeprowadzić wewnętrzny audyt systemu zarządzania. Jego celem jest weryfikacja, czy wszystkie wymagania normy zostały spełnione, a także wykrycie ewentualnych niezgodności, zanim zostaną one zauważone przez audytorów zewnętrznych.
Audyt powinien być przeprowadzony przez przeszkolone osoby, najlepiej niezwiązane bezpośrednio z kontrolowanym obszarem. Na jego podstawie tworzy się raport zawierający informacje o mocnych stronach, niezgodnościach oraz możliwościach doskonalenia.
Wybór jednostki certyfikującej i audyt zewnętrzny
Ostatnim etapem przygotowania jest wybór akredytowanej jednostki certyfikującej. Warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie, renomę oraz branżę, w której się specjalizuje. Po podpisaniu umowy następuje audyt certyfikujący, podczas którego niezależni audytorzy oceniają zgodność systemu z wymaganiami normy.
Audyt jest przeprowadzany w dwóch etapach – najpierw analizowana jest dokumentacja i przygotowanie formalne, a następnie – praktyczne funkcjonowanie systemu. Pozytywny wynik audytu oznacza uzyskanie certyfikatu, który ważny jest przez określony czas i podlega regularnym przeglądom.
